企业为什么要进行术语管理?十个快问快答

说到术语管理,即使在受益最显著的本地化行业,很多企业也没有自己的术语管理系统。为什么会这样呢?当然不乏这样的困惑:为什么要进行术语管理,什么时候开展术语管理最合适,怎样进行术语管理。如果你和你的企业也有这类困扰,希望下面的几条简单阐述能有帮助。当然,如果您的企业注重产品质量、顾客满意度和最终盈利状况,相信也能从中得到更多启发。

1.  为什么企业要进行术语管理?

  • 加快产品上市时间:缩短产品开发、文档撰写、编辑、审校和翻译的工作周期。当术语管理工作就位,产品开发人员、文档撰写员、编辑、审校和译员就可借助自动化工具和流程无缝共享术语。
  • 不管企业规模大小,术语管理都有助于实现产品宣传用词的统一性。常见的宣传载体包括:说明书、图纸、图形用户界面、软件字符串、帮助系统、技术文档、营销资料、管理文件等等。由于每种文本都由多人合作完成,术语管理就成为确保文本内容和口吻一致性的最有效方式。
  • 术语管理可有效实现企业各部门之间以及部门内部知识共享。设计合理的数据库在不断更新的过程中,不但向企业内部的所有内容创作者(技术文档、营销文档和法律文本起草者,也包括软件工程师)提供宝贵的信息资讯,也有助于提高外部业务合作伙伴(例如广告公司和与语言服务提供商)的服务水平。实际上,每位员工都能从这样的术语库中受益,特别是刚进入陌生领域的新员工。

2. 在产品生命周期中,何时是启动术语管理项目的最佳时间?

开展术语管理的最佳时间是在规范说明阶段,即产品开发之前的阶段。因为在产品开发前启动术语管理,可确保全体内容创作者(包括产品开发人员)在整个产品生命周期内都保持术语使用的一致性。

如果到后期再展开术语控制工作,比如在文档撰写期间,或者拖到翻译阶段,这就大大妨碍了对源文本内容的控制。打个比方,如果一个软件项目缺失术语管理,当产品开发达到某个阶段后,因纠正用词不一致而产生的额外资金和时间成本是无法想象的。而如果软件的用词描述不一致,相应的产品文档,乃至本地化后的软件及产品文档,都会连带形成不良的用户体验。

3. 我的企业需要什么类型的工具来管理术语?

定制化的术语库系统是任何术语管理的核心。如果企业未能在项目早期开展术语工作,那么可以通过自动化术语抽取工具来构建术语库。这种术语库应有利于所有内容创作者(开发人员、文档撰写员、审校和译员)进行访问。在目前技术条件下,这意味着可在多个系统间实现术语数据交换,这些系统包括软件开发系统、内容管理系统、术语/受控制语言检查器、翻译/机器翻译/全球化管理系统、客户关系管理/企业资源规划/库存管理系统等等。

随着对术语一致性重要性的理解日益深入,越来越多的工具开发商在设计工具时,将术语库与运用术语的环境以直接接口的形式连通起来。术语网站是一种解决方案,它易于搭建但效率不太高,可实现所有内容创作者在线访问术语。但问题在于,很多基于网页的术语管理系统需用户手工查询,而且用于确保术语一致性的文档核查检索功能也很有限,有的甚至没有。

4. 什么是基于概念的术语管理?

我们常见的字典通常是按基于词条的方式进行编纂,即按字母先后顺序记录词条,每种语言每次只解释一个词条。在这种方式下,同义词(例如displaymonitor)、变体词(例如peripheral deviceperiphery device)、异形词(例如Department of DefenseDept.of DefenseDoD)都会作为不同的词条进行解释。而基于概念的术语管理方式则与之相对,它将表述同一概念(知识单位)的所有词条都列在同一术语项下。这种基于概念的方式可有效协助企业管理术语,明确区分术语的可用度,并做出相应的标识,例如将相应的词条标为“推荐(preferred)”、“可用(admitted)”或“废弃/禁用(deprecated/do not use)”。

5. 每条术语应包含多少数据信息?

ISO 12620 列出了近 200 种可能适用于术语的数据类型,而 ISO 12616 只规定了其中的三条为强制性数据,即:术语项(term)、数据来源(source)和输入日期(date)。对很多企业来说,最实用术语方案的数据类型应控制在12种以内。LISA 术语特别兴趣小组发布了一项关于 TBX-Lite(查看第8条参考标准部分)的建议,共列出了23种数据类型,这些数据在很多商业术语管理系统中已经实现了自动填充功能。TBX-Lite涉及的数据类型适合客户用来构建功能强大、标准兼容、便于管理的数据库。

6. 术语库忽略了哪些重要的术语类型?

商标!商标和产品名称是任何企业的核心智慧财产,对外宣传资料中必须正确使用企业商标,这样才能获得应有的法律保护。而术语库就可有效确保商标这一重要宣传内容的一致性。另外,通过术语库维护商标可有效防止翻译失误,避免造成巨大财务损失和公关尴尬。顺便说一下,在遣词造句是,商标属于专有名词,用来修饰通名,例如KLEENEX®卫生纸

7. 为什么术语定义很重要?

可以这样说,撰写定义是术语管理中最耗费时间、经济成本最高的环节,但也往往是最体现该条术语价值的环节,尤其是如果术语库用作通用术语库的时候。术语定义可帮助开发人员从众多术语中选出最合适的一条,也可帮助新员工更好地理解陌生概念。

撰写词条定义时应谨记:术语定义绝非面面俱到的百科全书式定义。有效的术语定义应该简洁、直切要点,且应控制在一个句子内。举个例子:

计算机键盘:包含多组用于数据录入的按键输入设备。

8. 都有哪些术语管理相关的标准可供参考?

  • ISO 704:2000 Terminology work – Principles and methods。该标准共38页,很好地介绍了术语管理相关内容,其中包括如何撰写术语定义。
  • ISO 1087-1:2000 Terminology work – Vocabulary – Part 1: Theory and pplication。该标准也是一份总结性文档,讲述了术语管理中的主要概念。
  • ISO 12616:2002 Translation-oriented terminography该标准专门涉及面向翻译的术语管理问题。
  • ISO 12620:1999 Computer applications in terminology – Data categories该标准介绍了术语交换标准 TBX 和 TBX-Lite 的底层术语数据类型。
  • LISA Proposal for TBX-Lite。该标准列出了 23 种术语数据类型,用来构建功能强大、标准兼容的术语库。

9. 经理应谨记哪三条术语相关的策略?

负责全球业务项目的中层经理应谨记以下几条术语相关的策略:

寻找并利用已有术语资源

即使公司当下尚未启动官方的术语管理项目,在绝大多数情况下,一些部门或员工都早就在自发收集整理相关领域的术语。软硬件开发人员、营销人员、法律专员、内容撰写人员、译员,他们都会制作产品及产品功能相关的词汇表,以便做后续修改、拓展和更新术语。

另外,国内外很多专业领域的标准制作机构也发布了单语和多语术语。例如,国际标准化组织就公布了数百种各领域的术语。

与所有相关人员分享术语

一旦术语管理系统建成,应告知所有相关人员(经理和所有内容创造者),并要确保术语资源易于访问。前文也提过,确保所有内容创造者只使用认可的术语,最有效的方法就是采用受控制语言的方案,文档撰写人员的工作环境应集成术语检查工具。不过,即使只在内联网部署网站(创建企业术语库搜索界面,或按字母先后顺序列出所有术语词条),也能有效确保内容创作者遵循企业已有的术语标准。

术语管理要早着手,并不断保持更新

值得一提再提的是:在撰写第一份全球宣传文案之前就应该开始有效的术语管理。内容创作者应在产品规范阶段就统一产品功能的术语表述。如果往后拖,通常会连带造成很多内容修改,而修改历来都要付出巨大的时间和金钱成本。汽车行业的一项研究表明,相比在产品规格阶段制作术语,维护阶段(例如发行后)对术语作出修改的成本要高出 200 倍。

另外值得注意的是,术语跟一般语言一样,会随着时间不断改变,因此要根据实际变化来不断更新术语库。如果企业术语库的日常使用率非常高,那么就必须把最新的术语及定义都囊括在内。

10. 我如何向企业管理层展示术语管理项目的价值?

关于开展术语管理项目的投资回报率,目前还很难提供独立于供应商的可靠数据,而且已有的研究也显示,开展术语管理项目难度大、成本高。但术语管理项目的回报是显而易见的,无论是交付产品的质量(原语和目标语),还是整个内容开发/本地化周期的生产效率,都得到极大的改善。

以下是有效的术语管理可产生的几条重大效益(不妨在下次业务陈述中展示出来):

  • 全面综合的术语库将开发人员、文档撰写人员以及翻译人员从繁重的术语查询中解放出来,极大地避免了同一产品功能产生多种说法的问题。反之,如果没有有效的术语管理,各环节的内容创造者很有可能采用不同的说法,导致的不良结果的发生:要么不经修改就发布产品,给用户造成困扰;要么额外花费时间协调术语的一致性,产生不必要的经济成本,导致交付延迟。
  • 有效的多语言术语库可提高翻译服务购买方对本地化产品质量的控制力。
  • 管理得当的术语项目可让企业有效控制核心智慧资本。企业针对现有产品和/或服务的功能及特性,做简明概要的描述,将其做成方便所有员工使用的数据库。这不但有益于老员工培训,更会对新员工培训产生巨大推动作用。

跟很多新项目一样,术语建设也应从小步开始,比如某个新产品的试发行项目着手。无论是原语还是目标语,术语管理所带来的好处都是不言而喻的。记住:术语管理要早着手,而且要坚持更新维护!

作者简介
Uwe Muegge 是全球最大医疗设备制造商美力敦公司的术语专家,也是计算机术语应用标准 ISO TC 37 SC3 的起草成员。他还在美国加州蒙特雷的蒙特雷国际研究学院教授术语管理和计算机辅助翻译。他的个人网站http://www.muegge.cc是术语管理领域的宝贵信息来源。Muegge 的电子邮箱:info@muegge.cc。

参看英文原文